Cum sa reduci costurile indirecte ale afacerii tale pentru cresterea profitabilitatii?

Luna de luna orice companie are mai multe costuri care vor influenta venitul net si profitul obtinut. Costurile indirecte sau cheltuielile generale sunt printre cele mai importante, mai ales ca vor influenta direct ce se intampla cu venitul si cum variaza in functie de gestionarea lor corecta. Reducerea costurilor indirecte nu e usoara deloc, dar se poate face, daca stii de unde sa incepi si ce anume sa faci in companie, fara sa sacrifici veniturile lunare si profitul.

Costurile indirecte sau cheltuielile generale reprezinta o serie de costuri asociate cu administrarea afacerii, fara a fi direct legate de producerea de bunuri si servicii. Aceste costuri sunt esentiale pentru operatiunile de zi cu zi, nu sunt legate insa de generare de venituri. Cele mai bune exemple sunt chiria, utilitatile, salariile pentru personalul administrativ, asigurarile, cheltuielile de marketing, publicitate, taxe legale, cheltuieli legate de amortizarea echipamentelor, utilajelor. O caracteristica importanta a tuturor acestor costuri ramane recurenta si aparitia permanenta, constanta, indiferent de ce se intampla cu afacerea.

Impreuna cu toate costurile directe, costurile indirecte determina profitabilitatea companiei. Se scad din veniturile totale ca sa ajungi la venitul net, au influenta si asupra vanzarilor. Cu ajutorul lor se poate determina punctul in care compania ajunge sa vanda atat de mult incat sa devina profitabila.

Fixarea preturilor depinde si de aceste costuri indirecte. Preturile vor fi suficient de mici ca sa atragi clienti si sa faci fata competitiei, dar nici prea mici pentru a ajunge sa nu ai venituri aproape deloc. Daca ai costuri indirecte prea mari ajungi sa transferi o parte din cheltuielile tale catre clienti si intr-un final ii vei pierde.

Costurile indirecte sunt impartite in trei categorii, fixe, variabile, semi-variabile. Cele fixe sunt constante indiferent de activitatea afacerii. Exemplele cele mai bune sunt asigurarea, salariile, servicii terte de platit, chiria. Costurile indirecte variabile sunt fluctuante in functie de activitatea afacerii. Aici se discuta despre comisioane din vanzari, cheltuieli transport, livrare, mentenanta. Costurile semi-variabile au o componenta fixa, dar si una variabila. Cresc proportional cu folosirea, la fel si cu utilitatile. Nu se plateste, de exemplu, doar pretul per consum de energie, ci exista si un cost fix platit pentru a avea acces la ea.

Pe langa aceste trei categorii clare mai avem inca doua, cele legate de administrare si cele legate de productie. Cele administrative tin de tot ce inseamna operatiuni de zi cu zi, costuri ca sa functioneze afacerea. Asigurari, facturi telefonie, materiale pentru birou, tot ce tine de costuri cu managementul, secretari, avocati, IT, resurse umane, ingrijitori spatiu de birouri, toate sunt cuprinse in costurile indirecte administrative. Cele legate de productie includ chiria, taxa pe proprietate, salarii pentru supraveghetori, costuri cu utilitati, deprecierea echipamentelor, utilajelor, reparatii, mentenante diverse.

Managementul costurilor indirecte este deosebit de important pentru a mentine profitabilitatea companiei. Analizele regulate, monitorizarea permanenta a costurilor indirecte vor ajuta la maximizarea eficientei businessurilor. Ce e de facut pentru a reduce costurile indirecte sau a le mentine la un nivel cat mai scazut, fara a afecta afacerea si veniturile?

• Negocierea unor termeni mai buni pentru afacere-se pot negocia termeni de colaborare avantajosi cu furnizorii, cu firmele care ofera anumite servicii companiei. Nu ar strica sa arunci un ochi si la competitie;
• Externalizare sau internalizare-poti externaliza fara probleme tot ce tine de suport IT, procesare plati, partea legala, contabilitate. Alteori ar fi bine sa ai specialistii tai ca sa eviti costuri in plus, depinde de afacere si de nevoile tale punctuale;
• Optimizarea operatiunilor-analizeaza si identifica sarcini si cheltuieli inutile, simplifica procese, elimina lucrurile de care nu ai nevoie din operatiuni, fara a avea impact major asupra vanzarilor;
• Munca remote-permite angajatilor sau unei parti din angajati sa lucreze de acasa, nu mai platesti pe echipamente, utilitati, uzura echipamentelor nu mai e asa de mare;
• Utilizarea tehnologiilor moderne in business-automatizeaza tot ce poti, iar pentru sarcinile mai complexe te vei baza in continuare pe oameni. Inteligenta Artificiala ajuta enorm in aceste zile mai ales pentru sarcinile repetitive si cele care nu au nevoie de interventie umana;
• Angajarea unui contabil-pe termen lung te va ajuta enorm sa tai din costurile indirecte. Te va ajuta si sa identifici potentialele deduceri de taxe si sa ai de fiecare data cele mai „curate” si mai corecte situatii contabile, fara scapari si fara greseli;
• Investeste in alte spatii pentru birouri mai eficiente din punct de vedere al costurilor-cauta spatii de birouri si pentru productie unde chiria e mai mica sau pe care le poti cumpara la preturi bune ca sa nu mai platesti chirie. Gandeste-te daca ai nevoie de spatii foarte mari si la cati angajati ai nevoie, cati lucreaza efectiv in ele ca sa reduci din costurile indirecte;
• Inchiriaza in loc sa cumperi-o varianta buna, daca nu ai bani, e sa mergi pe chirie, mai ales la echipamente si utilaje, ca sa nu iti mai bati capul deloc cu plati, mentenante si reparatii;
• Redu din echipa afacerii-angajeaza doar oameni foarte buni, care au cunostinte si abilitati, experienta vasta in domeniu, investeste in training tintit si eficient pentru dezvoltare ca sa acoperi orice fel de lacune in interior, fara sa ai nevoie de externalizare de servicii iarasi. Da afara oamenii care nu muncesc asa cum ar trebui si care nu isi dau interesul pentru afacere si pentru a te ajuta sa obtii si profit;
• Revizuieste toate contractele existente-renegociaza tot ce poti, schimba contractele, cauta sa ai termeni care sa fie in favoarea ta, mai ales ca ai evoluat intre timp, compania si nevoile ei s-au schimbat, la fel si cerintele furnizorilor si colaboratorilor. Anuleaza orice fel de contracte care nu te mai ajuta, renegociaza la sange ca sa obtii un pret mai bun, reduceri, eventuale contracte care sa iti aduca si alte avantaje.