Cum sa ai un management al spatiului de lucru in afaceri cat mai eficient si adaptat nevoilor angajatilor?

Managementul spatiului de lucru a cunoscut o evolutie importanta in ultimii ani. Deja nu mai discutam despre alocarea unor birouri si scaune, ci despre crearea unui adevarat ecosistem care sprijina cultura organizationala, eficienta si bunastarea angajatilor.

Modul in care folosim spatiul fizic de la lucru a devenit un avantaj strategic major de care ar trebui sa profitam mai mult. Managementul spatiului de lucru in afaceri este doar un prim pas spre o productivitate excelenta si rezultate peste asteptari pentru fiecare angajat in parte.

Managementul spatiului de lucru este o strategie folosita adesea pentru ghidarea si controlul operatiunilor si sarcinilor zilnice in moduri care imbunatatesc productivitatea si reduc si costurile. Ideea din spatele acestui concept e simpla: echipele, angajatii trebuie sa lucreze cat mai eficient pentru a ajuta afacerea sa aiba succesul dorit.

Nu e suficient doar un management fizic al facilitatilor, spatiilor, trebuie si o implicare directa in managementul fortei de munca pentru a ajuta angajatii sa minimizeze distragerile, sa elimine timpii morti si sa profite la maximum de timpul petrecut la munca.

Atunci cand este realizat corect, magamentul spatiului de munca si locului de munca acopera o serie de activitati pentru a imbunatati operatiunile, a incuraja colaborarea si a asigura bunastarea angajatilor. Avantajele sunt numeroase pentru afaceri, companii, odata ce e constientizata importanta implementarii unui astfel de management, indiferent de business si de marimea sa.

Printre cele mai importante se afla:

• Mediu de lucru mai productiv-angajatii sunt mai productivi, se concentreaza mai bine la ce au de facut, pentru ca au spatii de lucru fizice bine organizate, instrumente si sprijinul de care au nevoie;
• Reducerea cheltuielilor in exces si o utilizare mai buna a spatiului fizic-pe masura ce munca la distanta si cea hibrida evolueaza spatiile de lucru trebuie adaptate si schimbare pentru a tine pasul cu cerintele de pe piata muncii. Angajatii au nevoie de mai mult spatiu la birou pentru a deveni mai productivi, deci mangamentul spatiului de lucru trebuie sa plece de fiecare data de la niste calcule simple legate de necesarul de mp per angajat pentru o eficienta cat mai mare cat se afla la birou;
• Eficientizarea muncii-oamenii ajung sa lucreze mai bine impreuna daca se investeste in managementul spatiului de lucru. Comunicarea e mai buna, angajatii sunt mai relaxati, rezultatele muncii lor sunt mult mai bune;
• Costuri generale mai mici-cu cat spatiul e organizat mai eficient, cu atat vor fi si costurile mai mici, cele legate de intretinere, de utilitati, de mentenante speciale, nu va mai fi nevoie de relocari si renovari periodice doar pentru ca spatiul nu mai este ceea ce trebuie pentru nivelul la care a ajuns afacerea si pentru nevoile reale ale angajatilor;
• Sanatate, wellbeing si reducerea stresului-cand au spatii luminoase, aerisite, cu acces la lumina naturala din belsug, cu elemente verzi vei avea si angajati mai putin stresati si mai putin obositi, mult mai productivi. Mobilierul ergonomic, zonele de relaxare scad riscul de probleme fizice si de burnout. Plus ca moralul angajatilor este mai bun odata ce te ocupi cum trebuie de managementul spatiului de lucru;
• Colaborare si inovare, mai multa creativitate-zonarea spatiului de lucru cu multe zone de birouri informale, deschise favorizeaza discutiile spontane si schimbul de idei. Se incurajeaza si lucrul in echipa, fara a sacrifica munca individuala de concentrare;
• Flexibilitate mai mare si adaptare din mers la schimbari-spatiul modular de la birou, de la munca, cu zone multi-functionale permite cresrterea sau reducerea rapida a echipelor alocate per proiect, reconfigurari fara investitii majore. E foarte important sa dai dovada de flexibilitate in contextul transformarilor digitale, fuziunilor, extinderilor, trecerii la modele hibride;
• Atragerea si retentia talentelor, oamenilor importanti pentru afacere-spatiile moderne, functionale, prietenoase vor asigura si confort angajatilor si echilibru, flexibilitate, va creste imediat loialitatea fata de afacere si se va reduce fluctuatia de personal.

Pentru a profita la maximum de managementul locului de munca e nevoie de o strategie coerenta si articulata, adaptata culturii organizationale din afacere si ideii de productivitate si eficienta pe care o are conducerea businessului.

O strategie ideala in acest sens nu exista, dar putem discuta despre mai multe strategii care, odata aplicate, pas cu pas, vor avea rezultate excelente raportate la managementul locului de munca.

1. Echilibru in privinta sarcinilor de lucru-sarcinile de lucru dezechilibrate se numara printre cei mai mari dusmani ai productivitatii. E nevoie de o analiza a sarcinilor de indeplinit inainte de orice, fie la intervale regulate, fie de fiecare data cand adaugati proiecte si sarcini noi, pentru a vedea cine este supraincarcat si cine are capacitatea de a prelua mai mult. Degeaba exista un management al locului de munca foarte bine gandit daca e un dezechilibru major in privinta sarcinilor zilnice pe care le au angajatii;
2. Gestionarea mai eficienta a timpului angajatilor-daca activitatile dureaza mai mult decat era de asteptat, costurile vor fi mai mari si eficienta managementului spatiului de lucru va fi aproape inexistenta. Daca angajatii isi gestioneaza eficient timpul si au si un mediu fizic de lucru adaptat nevoilor lor termenele limita vor fi respectate de fiecare data, vor livra munca de calitate superioara si isi vor stabili obiective mai mari, mai importante. Va fi nevoie de prioritizarea sarcinilor si de inlocuirea intalnirilor recurente cu timp suplimentar alocat concentrarii;
3. Analiza nevoilor si modului de lucru-se va face un audit initial legat de gradul de ocupare a spatiului pentru un management al spatiului de lucru cat mai coerent. De cate birouri e nevoie, cand sunt folosite, la ce ore, ce mobilier mai trebuie sau nu trebuie deloc, ce spatii pot fi reconfigurate si transformate. Se observa tipurile de activitati desfasurate, se cere parerea angajatilor si se stabileste la final cate spatii individuale mai sunt necesare, care dispar, ce si cate sali de sedinta sunt necesare, ce dimensiuni sa aiba, cate spatii informale si de relaxare vor fi etc;
4. Zonarea inteligenta si eficienta-adica impartirea spatiului de lucru in functie de tipurile de activitati, nu haotic, in functie de organigrame incoerente. Putem avea zone de concentrare, unde ai activitati ce necesita multa liniste si atentie sporita, zone de colaborare, unde trebuie sa se adune oameni ca sa discute idei, sa vina cu solutii, zone de call-uri, videoconferinte, zone de socializare, pentru bucatarie, poate coffee corner, lounge, zone de training sau workshop, spatii cu mai multa flexibilitate, cu mobilier de preferat mobil, modular;
5. Implementarea conceptului ABW,Activity-Based Working-angajatii nu au birouri fixe, spatii fixe unde stau ore intregi, aleg insa spatiul in functie de activitatea pe care o desfasoara si de cat de solicitanta este, ce presupune, de ce are nevoie angajatul pentru a fi performant si a avea rezultatele dorite. Angajatii au autonomie mai mare, spatiile sunt organizate si utilizate mai eficient, se incurajeaza si colaborarea intre departamente;
6. Birouri flexibile / hot-desking-birouri care pot fi folosite de oricine, dar pe baza unor reguli clare, cu rezervare prealabila, cu eliberare la final de zi. Sistemele hibride pot beneficia de pe urma lor, suportul tehnic e necesar, e nevoie si de lockere de depozitare sigura pentru bunurile angajatilor;
7. Utilizarea tehnologiei moderne pentru managementul spatiului de lucru-se pot implementa relativ usor sisteme de rezervare pentru birouri, sali de sedinte, senzori de ocupare pentru a sti cine foloseste spatiul, cat, echipamente de videoconferinta pentru intalniri hibride, dar si aplicatii interne cu harta birourilor, disponibilitatea salilor, etajelor unei cladiri;
8. Politici si reguli clare pentru utilizarea spatiului de lucru-e nevoie de timpi maximi si anulari pentru rezervari eficiente in cazul salilor de sedinta, de folosirea spatiilor comune dupa alte reguli, de reguli legate de nivelul de zgomot in diferite zone de lucru, de curatenie si ordine, de comunicare clara si repetata a regulilor.

Nu e suficient sa implementezi astfel de strategii ca sa ai un management al spatiului de lucru in afaceri cat mai eficient si mai bine adaptat nevoilor angajatilor moderni. E nevoie in continuare de adaptare, de masurare si ajustare, de feedback periodic de la angajati, dar si de actiune, de schimbari din mers, ajustari, adaugare de zone, renuntare la altele, redefinirea spatiului unde stau angajatii mai mult timp si poate o redistribuire a mobilierului in functie de utilizare. Doar asa ajungi sa ai productivitate buna, profit si o cifra de afaceri excelenta la final de an si pe termen mediu si lung.