Cum sa controlezi mai eficient stocurile? Strategii si tehnici de control pentru stocurile afacerii

Vanzarile si intreaga activitate a unui business depinde si de stocurile existente si de managementul lor. Stocurile sunt activele circulante ale unui afaceri, materii prime, produse in curs de fabricatie, produse finite, marfuri, destinate vanzarii si consumului in procesul de productie sau de exploatare. Ele sunt recunoscute ca active doar daca pot genera beneficii economice viitoare.

Controlul stocurilor este o operatiune delicata si foarte importanta pentru succesul afacerii. Cu strategii si tehnici de control bine implementate ai de fiecare data suficienta marfa pentru clienti si clienti multumiti si fideli.

Controlul stocurilor sau controlul inventarului este procesul prin care se incearca optimizarea nivelurilor de stocuri intr-un depozit pentru a stabiliza costurile de depozitare a inventarului, mentinand suficient stoc pentru a satisface cererea clientilor. Un control eficient al stocului va optimiza costurile cu logistica, asigurand un stoc de baza in orice context. Doar cu ajutorul unor instrumente online si offline si cu date colectate poti avea o predictie clara despre fluctuatiile de cerere si oferta care vor influenta si stocul necesar la un moment dat.

Intotdeauna calea de mijloc e cea mai buna cand vine vorba despre stocuri. Stocul prea mare duce la lichiditate insuficienta, stocul prea mic nu va permite satisfacerea cererii venite din partea clientilor.

Managementul stocurilor unei afaceri este mai dificil decat pare. Nu e suficient sa te uiti pe niste tabele, date si sa iei o decizie. Controlul stocurilor presupune folosirea unor strategii eficiente pentru a detine controlul real asupra stocului, fara a influenta in mod negativ ce se intampla cu cererea si cu oferta pentru produsele sau serviciile comercializate. Care ar fi insa cele mai bune pentru controlul stocurilor?

• Verificarea periodica a stocurilor si datelor despre stocuri-asa vezi daca mai e nevoie de marfa, de produse, daca e nevoie de bani mai multi pentru a mentine stocurile. Cele mai multe afaceri merg pe stocurile minime si doar daca e nevoie intr-o anumita perioada se mai refac stocurile si se maresc;
• Comanda la date fixe sau asigurarea unui nivel fix la fiecare comanda-poti sa comanzi la date fixe, poti sa ai un nivel fix de stoc comandat, produs. E o strategie buna pentru cei care au contracte fixe, cerere stabila;
• Refacere stocuri doar la nevoie-e vorba despre strategia „just in time-JIT”, originara din Japonia. Lichiditatea disponibila e mare, costurile sunt reduse. Cererea pentru marfa, produse trebuie sa se faca la timp, compania trebuie sa fie foarte bine organizata, furnizorii trebuie sa fie disponibili in orice moment;
• Cantitate economica de comanda (EOQ)-e o formula matematica complexa ce isi propune sa pastreze stocurile la un nivel optim, in functie de tipul de afacere si de industria in care se va folosi. Calculele sunt complicate, asa ca va trebui sa apelezi la un profesionist pentru a avea de fiecare data si rezultatele asteptate;
• Sistemul primul intrat, primul iesit-daca ai stocuri cu produse, marfa perisabila strategia de control a stocurilor va functiona pentru tine. Stocurile nu se vor deteriora inainte de folosire, productia, cererea de la furnizori incepe doar cand stocurile deja existente incep sa ajunga la termenul de expirare sau sunt deja vandute aproape in intregime;
• Controlul loturilor-obiectivele pe termen scurt de control al stocurilor sunt bifate asa, loturile permit mentinea unor costuri scazute, firmele au nevoie de materiale brute sau de componente necesare pentru a satisface cererea unor loturi individuale;
• Inventar gestionat de furnizor (VMI)-riscurile sunt impartite intre cumparator si furnizor. Cumparatorul ofera informatii furnizorului legate de stocurile necesare, furnizorul la randul sau este responsabil pentru mentinerea unui nivel de al stocurilor dintr-o locatie specifica. Nu vor fi stocuri prea putine niciodata cu aceasta tehnica de control al stocului si timpul petrecut de produse in lantul de aprovizionare e redus considerabil.

In practica, pentru a mentine un control cat mai strict asupra stocurilor afacerii tale va trebui sa tii cont de cateva sfaturi esentiale venite din partea specialistilor cu experienta in domeniu:

1. Defineste procesele si tipurile de stocuri-de la materii brute, materiale brute la produse nefinalizate, finalizate, consumabile, toate trebuie sa fie numarate, verificate mereu pentru a sti cand sa comanzi sau sa produci bunuri, produse vandute si pentru a nu fi niciodata fara stocuri suficiente;
2. Foloseste softuri specializate pentru inventariere-nu vei avea stocuri prea mari deloc, vei sti cand sa comanzi si ce anume, stii si cand un anumit tip de produse, materiale are nevoie de ajustari, vezi mereu in timp real ce se intampla cu stocurile tale;
3. Foloseste-te de tehnologia moderna-scanerele mobile, POS-urile, transfer de date automat, automatizarea proceselor ce tin de stocuri si de controlul lor, toate vor ajuta la un management al stocurilor mult mai simplu;
4. Gandeste si implementeaza un sistem de tracking pentru vanzari-stii totul despre ce se vinde si ce nu se vinde asa, ce se intampla in anumite perioade din an, stii si daca anumite produse se vand mai bine impreuna;
5. Securizarea stocurilor-e nevoie de protectie sporita cand vine vorba de stocurile afacerii, de camere de supraveghere, de sisteme de supraveghere excelente. Si furnizorii trebuie sa isi ia masurile lor de securitate pentru a asigura stocuri la un nivel optim mereu;
6. Managementul stocurilor in functie de modelul de business-nu exista o solutie „minune” pentru orice fel de stocuri de la orice afaceri, managementul stocurilor trebuie adaptat in functie de tipul companiei, de industria in care operezi, de cerintele de pe piata. Doar prin testare se poate afla ce functioneaza mai bine pentru businessul tau.

La final, odata ce ai un control mai eficient al stocurilor afacerii tale poti sa te bucuri si de toate avantajele controlului stocurilor:

• Productivitate crescuta si eficienta mai mare-angajatii isi fac treaba mai bine si mai rapid, se concentreaza pe ce e important pentru afacere si munca manuala dispare in timp;
• Depozitele sunt mai bine organizate-stii ce ai in depozit mereu, poti organiza depozitul in functie de stocuri si de cat de repede se vand anumite produse, timpii de livrare sunt redusi de fiecare data, clientii sunt multumiti;
• Economie de timp si de bani-stii cand sa comanzi si cand sa nu mai comanzi, cand sa produci si cand sa mai astepti. Ai timp mai mult pentru alte procese si sarcini de indeplinit si afacerea va ajunge la succesul scontat;
• Imbunatatirea preciziei comenzilor pentru stocuri-mentii un stoc suficient in orice perioada din an, stii exact ce sa comanzi si cat ca sa nu ajungi fara stocuri sau cu stoc prea mare, pe care nu ai cum sa il vinzi;
• Retentia clientilor si fidelizarea-satisfaci cererea de pe piata sau nisa ta rapid, la timp, clientii primesc tot ce au nevoie imediat. Vei avea mereu produsele de care au nevoie clientii, la momentul la care au mai mare nevoie de ele.