Cum sa eviti problemele cu fluxul de numerar indiferent de marimea afacerii?

Fluxul de numerar este diferenta dintre intrari si ieșiri de numerar, dintre incasari si plati curente. El este deosebit de important pentru planificarea financiara, se intocmeste in fiecare luna si reflecta „sanatatea” afacerii si veniturilor obtinute. El poate fi pozitiv si negativ, pozitiv cand incasarile sunt mai mari decat platile, ai si profit, negativ, cand cheltuielile afacerii depasesc veniturile inregistrate intr-o perioada data.

Problemele legate de fluxul de numerar pot afecta direct afacerea si profitul, de aceea trebuie prevenite si depistate la timp printr-o analiza atenta si printr-o monitorizare constanta a variatiilor ce apar inevitabil.

Cauzele principale pentru aparitia problemelor legate de fluxul de numerar ar fi:

Lipsa fondurilor de urgenta pentru situatiile de instabilitate a fluxului de numerar;
Management defectuos la nivelul inventarului;
Costuri prea mari cu operatiunile curente;
Investitii prea mari in afacere, fara rezultate notabile pe termen mediu si lung;
Supraestimarea valorii activelor companiei;
Lipsa unui buget real, bine conturat de la inceput;
Crestere si dezvoltare gestionate gresit;
Produse si servicii cu valoare si preturi nerealiste;
Cheltuieli neprevazute care nu au fost estimate de la inceput;
Tranzactionarea excesiva.

Dincolo de cauze e important sa recunoastem si semnalele care ne anunta ca fluxul de numerar al afacerii are deja probleme mari. Aceste semnale sunt subtile sau evidente, depinde doar de tine sa le identifici corect si cat mai rapid. Iata-le pe cele mai importante:

Creantele sunt prea mari;
Inventarul e prea mare, volumul comenzilor e redus;
Dezvoltarea exagerata, prea rapida a afacerii intr-un timp scurt;
Vanzari in scadere continua in ultimele trimestre;
Disparitia profitului in ultimele doua sau trei trimestre.

Ce ai de facut ca sa mentii pe linia de plutire fluxul de numerar?

Prognoza fluxului de numerar. Intotdeauna se poate intampla orice in afaceri, asa ca o prognoza a fluxului de numerar actualizata si revazuta, reevaluata va fi un instrument excelent pentru a preveni orice probleme legate de fluxul de numerar din afacere. Se vor calcula costurile de productie, se vor observa aspecte din trecut legate de vanzari, prognoza se va adapta in functie de concluziile trase dupa o analiza atenta. Toate cheltuielile fixe vor fi incluse in prognoza, dar si taxele de care nu ai cum sa scapi deloc.

Compara proiectiile financiare cu realitate in permanenta. Degeaba vei realiza prognoze pentru fluxul financiar daca nu exista si comparatia cu realitatea. Lunar trebuie sa te ocupi de compararea proiectiilor financiare pentru a sti cum va evalua fluxul de numerar si cand ai sanse mai mari sa obtii venituri mai bune si profit mai mare. Lucreaza alaturi de echipa ta si de un contabil, economist cu experienta daca vrei ca rezultatele comparatiilor sa te ajute cu adevarat si sa le faci mai rapid.

Pregateste cat mai multe proiectii si scenarii legate de fluxul de numerar. Trei prognoze sau proiectii vor fi suficiente. Aici discutam despre scenariul ideal, cand totul merge bine, despre scenariul cel mai pesimist, dar si de un scenariu de mijloc. Analizeaza evolutia pietei si nisei in care te afli, gandeste-te si la problemele sezoiere legate de fluxul de numerar, la competitia care apare din senin, la clienti si la parerea lor despre afacere, produse si servicii, daca au gasit ce cautau la tine sau se duc spre alte afaceri.

Pastreaza planurile si proiectiile financiare realiste. Nu te gandi doar ca totul va merge bine, optimismul nu te va ajuta la nimic. Nu face schimbari doar de dragul de a arata bine cifrele pe hartie, trebuie sa te pregatesti sa ai probleme si sa te gandesti cum le vei face fata, asta e cel mai important lucru. Realismul e bun in orice perioada, dar mai ales cand ai deja probleme mari financiare si nu prea stii ce sa faci.

Incearca sa reduci perioade de gratie pentru plati. Da, vei da 30-60 de zile gratie, dar daca deja apar probleme cu platile la timp e bine sa regandesti aceasta perioada. Poti sa oferi un discount de 1-2% daca se plateste in 14 zile datoria catre firma ta. Ai nevoie de profit si sa stabilitate, deci e timpul sa faci si niste compromisuri si sa iti regandesti strategia legata de perioada de gratie pentru plati.

Redu cat de mult poti din cheltuieli. Ca sa ai un flux de numerar stabil va trebui sa reduci si din cheltuieli. Nu renunti la cele importante, insa cele fara de care ai putea sa te descurci trebuie eliminate imediat. Asa ai bani mai multi pentru zonele din afaceri unde e nevoie de investitii si de schimbari, iti poti plati mai bine angajatii ca sa ai un flux de numerar mai bun pe termen lung.

Creste preturile pentru bunuri si servicii. Este printre ultimele masuri pe care le iei ca sa iti revii si sa ai un flux de numerar stabil si in avantajul tau. Nu te feri sa cresti preturile de teama ca vei pierde clienti. Poate vei pierde cativa, dar vei castiga altii rapid de vreme ce si calitatea produselor tale e foarte buna si e imbunatatita. E o diferenta mare intre valoare raportata la bani si ce e accesibil pentru clienti. Cheia e mereu contextul. Daca ai o afacere cu produse si servicii apreciate clientii vor fi dispusi sa plateasca si mai mult ca sa te sustina si sa te ajute sa treci peste problemele legate de fluxul de numerar.

Imbunatateste marja de profit. Regandeste modul in care platesti la sursa, la cei care te aprovizioneaza si te ajuta sa existi pe piata. Cauta cele mai bune preturi de pe piata, negociaza cu furnizorii, creditorii, e pana la urma avantajos si pentru ei sa ai flux de numerar excelent si profit bun pe termen lung, castiga si ei daca te ajuta mereu.

Fii creativ in privinta vanzarilor. Cu strategii de vanzari inteligente poti avea mai multa stabilitate in privinta fluxului de numerar al companiei, afacerii tale. De obicei ai probleme cu fluxul de numerar dupa sarbatori, intre perioadele mai aglomerate din an, cand lumea e tentata sa faca mai multe achizitii. Poti sa oferi reduceri, sa gandesti campanii de promovare si fidelizare creative in asa fel incat clientii tai sa revina cat de curand si sa ai vanzari. Comunicarea directa e foarte importanta, nu uita de ea, clientii vor sa fie in contact cu tine si sa stie ce faci, ce le mai oferi, la ce te-ai mai gandit in ultimul timp.

Foloseste in favoarea ta si comertul electronic. Incearca sa ai un site bine pus la punct, accepta platile cu un card bancar, simplifica procesul de achizitie de produse si servicii, investeste in platforma si in infrastructura din spatele site-ului. Gandeste campanii de promovare, marketing in on-line, pornind de la site-ul tau si stabileste modalitati de a avea venituri foarte bune si in on-line, modalitati de fidelizare si de atragere de clienti din off-line in on-line.